职场人士办理退休时基本上是由用人单位的人力资源部门协助办理，个人只需要提交相关的资料，这些资料中包括社保部门规定必须提交的内容，每个地方对于资料内容的要求不完全相同。
但也不排除有的规模比较小的民营企业，单位没有专业的人力资源管理部门，单位也不会协助员工办理退休手续，所以只能自己去当地的社保部门办理退休手续；灵活就业人员基本上都是自己到参保地的社保机构去办理退休手续。
在办理退休时，核定每个参保人的缴费年限，这是最基本的流程，之所以要核定缴费年限，主要是看参保人的缴费年限是否达到办理退休的要求，是否符合办理退休的条件等。我国对于退休条件的规定主要是两条，一是养老保险的来累计缴费年限达到15年，达到法定的退休年龄。在累计缴费年限中包含了视同缴费年限和实际缴费年限。
对于缴费年限的核定，主要是根据参保人的缴费记录来确定的，但对于视同缴费年限，只能根据个人档案记载的工作年限的来确定，工作年限就是我们常说的工龄。
对于工龄的认定，这是一个政策性比较强的问题，同时也涉及到参保人的切身利益，不管是社保部门还是职工个人都是高度关注的。
视同缴费年限的认定主要以工龄的认定作为前提，所谓工龄的认定，主要是指在养老保险制度实施之前，国家承认的连续工龄或是工作年限。国家承认的连续工龄或是工作年限涉及到很多因素，比如企业的性质，本人的是否属于国家正式职工，成为正式工之前工龄的认定等。
对于个人去社保部门办理退休的人员，不管是民营企业的职工还是灵活就业人员，凡是具有国家承认的连续工龄的人，都需要由社保部门进行认定。社部门认定的依据就是个人人事档案。
在办理退休时，除了本人的身份证、社保卡、照片、独生子女证等社保部门要求的基本资料以外，凡是有视同缴费年限的人，比如过去当过兵的人，上山下乡过的城市知识青年，过去在国有企业，机关事业单位工作过，本人辞职离职的人，在办理退休时都涉及到视同缴费年限的认定。
要认定视同缴费年限，那就必须提交本人的人事档案，个人人事档案不管是在哪里保管，只要不是单位办理退休而是由个人去办理退休的，个人档案的提取需要有一个合法的流程。
不管个人人事档案是在哪里保管，都需要出具提档函才能提取个人档案，如果是在本单位管理的人事档案，需要出具人事档案提取手续，如果档案是在原来的单位管理，或是第三方档案管理机构管理的，需要到社保部门开具提档函才能正常提取档案。
由于没有提档函就无法提取档案，所以第一步就是要去社保部门申请开具提档函，第二步是凭提档函到档案管理部门提取档案，需要注意的是，档案提取以后千万不要好奇自己偷偷打开看，如果有打开的痕迹，社保部门是不认可的。
档案提取以后，要和其他的退休资料，比如退休申请表，身份证、社保卡等资料的复印件装在一个文件袋里，提交给社保部门签收，社保部门签收以后，认为资料齐全了，从受理资料开始，就算正式提交了退休资料。
对于视同缴费部分，社保部门要根据个人档案的记载逐项核对，然后确定的自己的工龄是多少年，确认以后需要本人签字；如果社保部门认为有的工龄无法确认，或是不能确认，需要提交补充资料的，那就需要本人去查找相关的历史资料来印证，比如单位档案中和自己有关的部分等。
遇到这种情况，一定要向社保部门的工作人员咨询清楚，是哪一段工龄不能认定，为什么不能认定，文件依据是什么，需要自己补充哪些资料，怎样去找这些资料等。有效沟通是解决问题的有效手段，避免做无用功。
综上所述，个人去社保部门办理退休时，涉及到视同缴费年限的认定，最关键的资料就是个人人事档案。个人人事档案的提取需要办理提档函。原单位还存在的，提档函由原单位出具，没有单位的，提档函由社保部门出具。只有通过正规手续提取的档案，才能得到社保部门的认可。
