前言
不知道大家有没有过这样的经历：精心撰写了一封邮件，满心期待对方能尽快回复，结果却石沉大海，甚至根本不确定对方有没有收到。我就常常遇到这种情况，工作中给合作方发重要的商务邮件，过了好几天都没有回应 ，一查才发现邮件被默默归到了对方的垃圾箱，又或者是因为各种莫名其妙的原因发送失败，真的让人很崩溃。
对于我们这些常常需要依赖邮件沟通的人来说，无论是职场打工人与同事、客户对接工作，还是营销人员开展邮件营销活动，又或是博主与品牌合作洽谈，提高邮件发送成功率都是一件至关重要的事情。它不仅能确保我们的信息准确无误地传达给对方，还能大大提高沟通效率，避免很多不必要的麻烦和误会。所以今天就来跟大家好好分享一下如何提高邮件发送成功率，都是一些超实用的干货技巧，赶紧码住！
一、邮件发送失败的常见原因剖析
在深入探讨如何提高邮件发送成功率之前，我们先来仔细剖析一下那些导致邮件发送失败的常见原因，只有做到知己知彼，才能对症下药。
邮箱地址错误
这是一个看似简单却又极其常见的错误，也是导致邮件发送失败的最直接原因之一。哪怕只是一个字母、一个符号的错误，都可能让你的邮件石沉大海。比如，将 “example@163.com” 误写成 “exmple@163.com”，少了一个字母 “a”，就会使这个邮箱地址变成无效地址 ，邮件自然无法送达。据相关数据统计，大约有 20% 的邮件发送失败是因为邮箱地址错误。在实际生活中，我就曾经因为粗心，在给客户发送合作方案时，把对方邮箱地址中的一个数字写错，结果过了好几天都没有收到客户的回复，还以为对方对方案不感兴趣，后来一检查才发现是邮箱地址的问题，重新发送后才顺利得到了客户的反馈，这真的是一个非常低级但又容易犯的错误。
对方邮箱已满
当对方的邮箱存储空间被占满，没有多余空间来接收新邮件时，你的邮件就会被拒收。这种情况在使用一些免费邮箱服务或者邮箱容量设置较小的情况下尤为常见。例如，某些免费邮箱的初始容量可能只有几 GB，如果用户长时间不清理邮箱，又不断接收邮件，很容易就会出现邮箱已满的情况。我有个朋友在一家小型创业公司工作，公司使用的是免费邮箱，有一次他给客户发送重要的项目进度报告，却收到了邮件发送失败的提示，提示对方邮箱已满。后来客户才发现，自己的邮箱里堆积了大量的垃圾邮件和无用文件，导致没有空间接收新邮件，清理邮箱后才成功收到了邮件。
邮件被判定为垃圾邮件
这是一个让很多人头疼的问题，辛辛苦苦撰写的邮件，却被对方的邮件系统判定为垃圾邮件，直接被扔进了垃圾箱，对方可能根本就看不到。邮件被判定为垃圾邮件的原因有很多，比如邮件内容中包含过多敏感词汇，像 “免费”“促销”“立即购买” 等高频营销词汇；邮件格式不规范，有大量的乱码或者奇怪的字符；发件人信誉度低，如果你是新注册的邮箱，或者你的邮箱曾经被举报发送过垃圾邮件，那么你的邮件就更容易被判定为垃圾邮件 。我之前做过一段时间的邮件营销，就遇到过这样的问题。我们按照正常的营销模板给潜在客户发送产品推广邮件，结果很多邮件都被对方判定为垃圾邮件。后来经过分析发现，我们的邮件内容中使用了太多夸张的营销话术，而且邮件格式也比较混乱，导致邮件被系统误判。经过优化邮件内容和格式后，邮件被判定为垃圾邮件的概率明显降低了。
邮件服务器问题
邮件服务器就像是邮件传输的高速公路，如果这条高速公路出现了故障或者拥堵，邮件自然就无法顺利送达。邮件服务器问题可能包括服务器宕机、维护升级、网络连接不稳定等。比如，你的公司邮件服务器突然出现故障，无法正常连接到互联网，那么你发送的所有邮件都会失败。又或者，对方的邮件服务器正在进行维护升级，在这个期间也无法接收新邮件。我曾经在一家互联网公司工作，有一次公司的邮件服务器突然遭受了黑客攻击，导致服务器瘫痪，整整一天时间，我们都无法正常发送和接收邮件，给工作带来了极大的不便。
网络问题
网络是邮件传输的基础，如果网络不稳定或者中断，邮件发送就会受到影响。网络问题可能包括本地网络故障、ISP（互联网服务提供商）网络问题、DNS（域名系统）解析错误等。比如，你在家里发送邮件时，突然遇到网络卡顿或者断网，那么邮件就无法正常发送出去。又或者，你的 ISP 网络出现了区域性的故障，导致你无法连接到对方的邮件服务器。我有一次在出差途中，使用酒店的无线网络发送邮件，结果发现邮件一直发送失败，后来检查发现是酒店的网络信号不稳定，更换网络后才成功发送了邮件。
二、优化邮件内容，避开垃圾邮件过滤器
（一）打造吸睛主题
邮件主题是收件人看到邮件的第一印象，就像商品的包装一样，一个吸引人的主题能够大大提高邮件的打开率，同时，也要避免触发垃圾邮件过滤器的关键词。
撰写邮件主题时，要简洁明了地传达邮件的核心内容。比如，“关于合作项目的进度汇报” 就比 “汇报” 这个主题更清晰准确，让收件人一眼就能知道邮件的大致内容。在工作中，我给领导发送项目进展邮件时，就会采用这样具体的主题，领导能够快速了解邮件重点，及时做出回复。
避免使用过于夸张、模糊或者有误导性的表述。像 “惊天大秘密，速看！”“你绝对不能错过的好消息” 这类主题，虽然可能会引起收件人的好奇心，但也很容易被判定为垃圾邮件。我曾经收到过一封主题为 “限时抢购，错过再等一年” 的邮件，当时就觉得很可疑，结果一看发件人，果然是不认识的营销号，直接就把邮件删除了。
还要避开一些常见的垃圾邮件关键词，比如 “免费领取”“暴利项目”“快速致富” 等。这些词汇往往是垃圾邮件的常用话术，使用它们会增加邮件被判定为垃圾邮件的风险。如果是推广产品，可以换一种更委婉、更有价值的表达方式，比如 “为您推荐一款提升生活品质的好物” 。
（二）精简邮件正文
在这个快节奏的时代，大家的时间都很宝贵，没有人愿意花费大量时间阅读冗长复杂的邮件。所以，保持邮件正文简洁明了非常重要。
在撰写邮件正文时，要开门见山地表明邮件的目的。比如，在商务合作邮件中，可以直接说 “您好，我是 [公司名称] 的 [姓名]，希望能与贵公司就 [合作项目] 展开合作”，而不是先寒暄一大堆无关紧要的内容。
避免使用复杂的句子结构和生僻的词汇，尽量用通俗易懂的语言表达自己的观点。同时，要条理清晰，可以使用小标题、编号或者项目符号来划分段落，让邮件内容一目了然。例如，在写产品介绍邮件时，可以分别用 “产品特点”“产品优势”“使用方法” 等小标题来组织内容 。
如果邮件内容较多，可以适当进行总结和概括，突出重点内容。比如，在汇报工作时，可以先列出工作的主要成果和问题，然后再在后面详细阐述具体情况。我之前给客户发送市场调研报告时，就先在开头用简短的几句话总结了报告的核心结论，客户可以根据自己的时间和需求，选择是否继续阅读后面的详细内容。
（三）注意词汇使用
有些词汇在垃圾邮件中出现的频率较高，因此很容易被邮件系统判定为垃圾邮件的标志。常见的易被判定为垃圾邮件的词汇包括：“免费”“促销”“立即购买”“百分百有效”“赚钱”“发财”“神奇”“秘方” 等。在撰写邮件时，要尽量避免使用这些词汇，或者用其他更合适的表达方式来代替。比如，将 “免费试用” 改为 “体验版免费提供” ，将 “立即购买” 改为 “欢迎选购” 。
一些带有强烈情感色彩或者语气过于强硬的词汇也可能会引起邮件系统的警觉，比如 “务必”“必须”“绝对”“紧急” 等。如果确实需要表达紧急的事情，可以用更委婉的方式，比如 “希望您能尽快处理，非常感谢您的支持” 。同时，也要注意避免使用过多的感叹号、问号等标点符号，这些符号也可能会被认为是垃圾邮件的特征。
三、重视邮件格式与排版
（一）规范字体字号
字体和字号的选择直接影响着邮件的可读性。在字体方面，建议优先选择简洁易读的字体，如宋体、微软雅黑、Arial、Calibri 等。这些字体在各种设备和操作系统上都能稳定显示，不容易出现乱码或显示异常的情况。像一些过于花哨、装饰性强的字体，如 Comic Sans MS、Papyrus 等，虽然看起来很有个性，但会大大增加阅读难度，在正式邮件中应避免使用。
字号的设置也有讲究，正文一般使用 10 - 12 号字较为合适，这样的字号在电脑屏幕和手机屏幕上都能清晰显示 。标题的字号可以适当增大，比正文大 2 - 4 号，以突出显示，吸引收件人的注意力。比如，在商务合作邮件中，标题用 14 号字，正文用 12 号字，这样的搭配既能区分主次，又不会让邮件显得过于杂乱。
（二）合理分段与列表
合理分段能让邮件内容更有条理，便于收件人快速理解邮件的主旨。每段内容应围绕一个核心观点展开，避免一段文字过长，让收件人产生阅读疲劳。一般来说，每段以 3 - 5 句话为宜，如果内容较多，可以适当增加段落数量。
当邮件中包含多个要点或步骤时，使用列表可以让内容更加清晰明了。列表可以分为无序列表（如●、■等符号）和有序列表（如 1.、2.、3. 等数字编号） 。例如，在撰写项目执行计划邮件时，可以使用有序列表依次列出项目的各个阶段和时间节点；在产品特点介绍邮件中，可以使用无序列表展示产品的不同特点。这样，收件人可以一目了然地看到邮件的关键信息，也方便他们根据自己的需求有针对性地阅读。
（三）慎用特殊格式
虽然加粗、下划线、彩色字体等特殊格式可以起到强调重点的作用，但在邮件中使用时一定要谨慎。过度使用特殊格式会让邮件看起来眼花缭乱，反而影响阅读效果。一般情况下，只对邮件中的关键信息，如重要的结论、截止日期、特别提醒等进行加粗或变色处理即可 。比如，在发送会议通知邮件时，可以将会议时间、地点用加粗字体突出显示，让收件人能够快速注意到。
下划线通常用于表示链接，如果在非链接的文本上随意使用下划线，可能会让收件人产生误解，以为是可点击的链接。此外，彩色字体的选择也要慎重，要确保颜色与邮件整体风格协调，并且在不同的设备和背景下都能清晰显示。避免使用过于刺眼的颜色，如大红、翠绿等，这些颜色可能会刺激收件人的眼睛，给人留下不好的印象。
四、确认邮箱地址准确性
（一）手动检查
在发送邮件前，一定要养成手动仔细核对邮箱地址的好习惯。哪怕只是多花几秒钟的时间，也能避免很多不必要的错误。在核对时，要逐字检查邮箱地址的每一个字符，包括字母、数字、符号等，确保没有拼写错误、遗漏或多余的字符。特别要注意 “@” 符号前后的内容是否正确，以及域名后缀是否准确。比如，“@gmail.com”“@163.com”“@outlook.com” 等常见的域名后缀不能写错。同时，还要留意一些容易混淆的字符，像数字 “0” 和字母 “O”，数字 “1” 和字母 “l” 。我曾经因为粗心，把 “1” 误看成了 “l”，导致邮件发送失败，所以大家一定要引以为戒。
（二）使用工具验证
除了手动检查，还可以借助一些专业的邮箱地址验证工具来提高准确性。这些工具能够快速、准确地判断邮箱地址是否有效，大大节省时间和精力。
比如 Bouncer，它是一款直观且准确度高的电子邮件验证软件，符合 GDPR 合规性。提交电子邮件时会立即匿名，还有零停机政策，能安全持续运行。其功能包括域检查、语法检查、服务器检测、一次性电子邮件检测和批量验证，一次可批量上传最多 250,000 封电子邮件的列表，还与 Moosend、Mailchimp 等许多营销工具集成。使用时，只需将邮箱地址或邮箱列表导入 Bouncer，它就会自动进行全面检测，并给出详细的验证结果，指出邮箱地址是否有效、是否存在语法错误、是否为一次性邮箱等信息。
再如 MailerCheck，是电子邮件营销平台 MailerLite 提供的简单电子邮件验证工具，通过多层验证过程保证了 98% 的准确率。除单个和批量电子邮件检查器外，还提供实时验证，增加列表时会立即验证邮箱地址。还能用 Inbox Insights 检查活动分析并修复身份验证问题，检测 HTML 电子邮件中的垃圾邮件单词、损坏的链接等。使用时，在其官网注册登录后，即可使用相应功能对邮箱地址进行验证，操作十分便捷。
这些工具都有各自的优势和特点，大家可以根据自己的需求和使用场景选择适合的工具 。在使用工具验证邮箱地址时，要注意选择正规、可靠的工具，避免使用一些来源不明的工具，以免泄露个人信息或导致其他安全问题。
五、控制邮件发送频率
（一）避免过于频繁
过于频繁地发送邮件，就像在别人耳边不停地唠叨，会让收件人感到烦躁和被骚扰，从而对你产生反感。这种反感可能会导致他们直接将你拉黑，从此你的邮件再也无法进入他们的视线 ，或者将你的邮件直接标记为垃圾邮件，使其进入垃圾箱。
比如，一些不良的营销邮件，一天之内多次向用户发送，用户在不堪其扰的情况下，往往会选择拉黑发件人或者将邮件标记为垃圾。一旦被大量收件人标记为垃圾邮件，邮件服务提供商就会注意到你的邮箱，并降低你的发件人信誉度。发件人信誉度降低后，你后续发送的邮件就更容易被判定为垃圾邮件，进入收件人垃圾箱的概率也会大大增加，形成一个恶性循环。据统计，因为发送频率过高而被判定为垃圾邮件的比例约占垃圾邮件总量的 15%。所以，为了避免这种情况的发生，一定要合理控制邮件的发送频率，给收件人留出足够的时间来处理和回复你的邮件 。
（二）把握发送时机
不同行业、不同人群的最佳邮件接收时间是不一样的。对于 B2B 行业，也就是企业对企业的业务，通常在工作日的上午 9 - 11 点或者下午 2 - 4 点发送邮件比较合适。因为这个时间段，企业的工作人员通常都在集中精力处理工作事务，查看邮件也是他们日常工作的一部分，此时发送的邮件更容易被及时查看和处理。我曾经在一家软件公司工作，负责与其他企业对接合作项目，每次在这个时间段发送合作方案、项目进度汇报等邮件，都能很快收到对方的回复和反馈 。
而对于 B2C 行业，即企业对消费者的业务，晚上 7 - 9 点或者周末的上午是比较好的发送时间。晚上这个时间段，大多数消费者结束了一天的工作，处于放松状态，有更多的时间浏览邮件，特别是一些促销、新品推荐类的邮件，更容易吸引他们的注意力 。周末上午，人们也相对悠闲，有时间关注各类信息。像电商平台在周五晚上发送周末促销活动邮件，往往能获得较高的点击率和转化率。
如果是针对学生群体，最好选择在课余时间发送邮件，比如晚上或者周末。因为学生在上课时间通常不允许使用电子设备查看邮件。而对于老年人，他们的生活作息相对规律，上午或者下午的时间段接收邮件可能更合适，避免在晚上打扰到他们休息 。所以，在发送邮件之前，一定要充分了解目标受众的特点和习惯，选择最合适的发送时机，这样才能提高邮件的打开率和回复率 。
六、优化附件设置
（一）控制附件大小
过大的附件不仅会占用大量的网络带宽，导致邮件发送速度变慢，还很容易因为超出邮箱的附件大小限制而发送失败。一般来说，常见的邮箱对附件大小的限制在 10MB - 25MB 之间，不同的邮箱服务提供商可能会有所不同 。例如，QQ 邮箱普通附件最大为 50MB，超大附件最大为 3GB，但超大附件有一定的有效期限制；Gmail 邮箱的附件最大限制为 25MB。如果你的附件大小超过了这些限制，就需要采取一些措施来减小附件的大小。
压缩附件是一种非常有效的方法。你可以使用常见的压缩软件，如 WinRAR、7-Zip 等。以 WinRAR 为例，操作非常简单，只需右键点击要压缩的文件或文件夹，选择 “添加到压缩文件” ，在弹出的窗口中可以选择压缩格式（如 RAR、ZIP 等）和压缩级别（一般选择标准即可，压缩级别越高，压缩后的文件越小，但压缩时间也会越长） ，然后点击 “确定”，软件就会自动开始压缩文件。压缩后的文件通常会比原始文件小很多，这样就更容易通过邮件发送了。如果你使用的是 Mac 系统，系统自带的 “归档实用工具” 也可以方便地对文件进行压缩 ，只需选中要压缩的文件，点击右键，选择 “压缩” 即可。
（二）选择合适附件格式
选择兼容性好、通用性强的附件格式也是提高邮件发送成功率的关键因素之一。不同的文件格式在不同的设备和操作系统上的兼容性是不一样的，如果对方的设备或软件不支持你发送的附件格式，就可能无法正常打开附件，影响邮件的阅读和处理 。
在文档类附件中，PDF 格式是一个非常好的选择。它具有良好的兼容性，几乎在所有的操作系统和设备上都能正常打开，而且 PDF 文件能够保留原始文档的格式、字体、图片等内容，不会因为设备的不同而发生变化。比如，在发送合同、报告、计划书等重要文档时，使用 PDF 格式可以确保对方看到的文档与你发送的完全一致 。另外，.doc 和.docx 格式（Microsoft Word 文档格式）也是比较常用的，但如果对方没有安装 Microsoft Word 软件，可能需要安装兼容插件才能打开。如果只是简单的文本内容，.txt 格式也是一个简单通用的选择，几乎所有的设备和软件都能支持打开。
在图片类附件中，.jpg 和.png 格式是最常见且兼容性最好的。.jpg 格式适合用于照片等色彩丰富的图片，它能够在保证一定图像质量的前提下，将文件大小压缩得比较小；.png 格式则更适合用于图标、透明背景图片等，它支持透明通道，并且在无损压缩的情况下，图像质量也很高 。如果有多个图片需要发送，可以将它们打包成一个压缩文件（如.zip 或.rar 格式），这样既方便对方接收和管理，也能减少邮件的大小 。
对于音频和视频类附件，常见的.mp3（音频）和.mp4（视频）格式具有广泛的兼容性，大多数设备和媒体播放器都能支持播放。如果视频文件较大，除了压缩文件大小外，还可以考虑先将视频进行格式转换，选择一些压缩比较高、兼容性又好的编码格式，以减小文件体积 。总之，在选择附件格式时，要充分考虑对方可能使用的设备和软件，尽量选择通用性强、兼容性好的格式，避免使用一些罕见、小众的格式，以免给对方带来不必要的麻烦。
七、选择可靠的邮件服务提供商
（一）知名品牌优势
在选择邮件服务提供商时，优先考虑知名品牌是非常明智的选择。像腾讯企业邮箱、网易企业邮箱、Gmail、Outlook 等，这些知名品牌在行业内积累了丰富的经验和良好的口碑，它们在邮件送达率、稳定性和安全性等方面往往具有明显的优势。
知名邮件服务提供商通常拥有庞大且先进的服务器集群和优质的网络基础设施。这些硬件资源能够确保邮件在发送和接收过程中快速、稳定地传输，大大降低了邮件丢失或发送失败的概率。例如，腾讯企业邮箱依托腾讯强大的技术实力和广泛的网络布局，其邮件送达率高达 99% 以上 ，能够将邮件高效地投递到全球各地的邮箱中。
在反垃圾邮件和病毒防护方面，知名品牌也投入了大量的研发资源，采用先进的技术和算法来识别和拦截垃圾邮件、病毒邮件，为用户提供一个安全、干净的邮件环境。以网易企业邮箱为例，它采用了分布式架构和智能负载均衡技术，不仅保证了系统的稳定性和高速响应，还具备强大的反垃圾邮件能力，能够有效地过滤掉 98% 以上的垃圾邮件，让用户免受垃圾邮件的骚扰 。
另外，知名邮件服务提供商还会不断地进行技术升级和服务优化，以满足用户日益增长的需求。它们通常会提供丰富的功能和个性化的设置选项，如自定义签名、邮件分类、日程管理、文件共享等，方便用户根据自己的喜好和工作需求进行定制，提升用户体验 。
（二）了解服务特性
不同的邮件服务提供商可能会有一些特殊的设置和限制，在选择之前，一定要充分了解这些信息，以便更好地利用它们的服务。
有些邮件服务提供商对邮件的发送频率和数量有限制。比如，某些免费邮箱可能限制用户每天只能发送一定数量的邮件，超过这个数量就会被暂时禁止发送。再如，一些企业邮箱虽然没有明确的发送数量限制，但如果在短时间内发送大量邮件，可能会被系统判定为异常行为，从而影响后续邮件的发送。所以，在使用邮件服务之前，要仔细查看服务提供商的官方文档或咨询客服，了解这些限制条件，并根据实际需求合理安排邮件的发送计划 。
还有一些邮件服务提供商在邮件存储、附件大小、邮件格式支持等方面也存在差异。例如，有些邮箱提供的免费存储空间较小，如果需要更多的存储空间，可能需要付费升级；不同邮箱对附件大小的限制也各不相同，如前面提到的 QQ 邮箱普通附件最大为 50MB，Gmail 邮箱的附件最大限制为 25MB 等 。在选择邮件服务提供商时，要根据自己的日常使用习惯和业务需求，综合考虑这些因素，选择最适合自己的服务提供商。如果经常需要发送大附件，就应该选择对附件大小限制较为宽松的邮箱；如果需要长期保存大量邮件，就需要关注邮箱的存储容量和收费标准 。
八、进行邮件认证
（一）DKIM 认证
DKIM（DomainKeys Identified Mail），即域名密钥识别邮件，是一种用于验证邮件完整性和发件人身份的技术。它就像是给邮件贴上了一个独特的 “数字标签” ，让收件方能够确认邮件在传输过程中没有被篡改，并且确实是由声称的发件人发送的。
DKIM 的工作原理基于公钥加密技术，它使用一对密钥，即私钥和公钥。发件服务器在发送邮件时，会使用私钥对邮件的特定部分（如邮件头和正文）进行加密，生成一个数字签名，并将这个签名添加到邮件头中。当收件服务器接收到邮件时，它会根据邮件头中的信息，在 DNS（域名系统）中查找发件人域名对应的公钥，然后使用这个公钥来验证数字签名。如果签名验证通过，就说明邮件在传输过程中没有被修改，并且是由合法的发件人发送的；反之，如果签名不匹配，收件服务器可能会将邮件标记为可疑邮件，甚至直接拒收 。
那么如何申请和设置 DKIM 呢？不同的邮件服务提供商可能会有不同的设置方法，但大致步骤如下：
- 生成密钥对：你需要使用工具生成一对 DKIM 密钥，包括私钥和公钥。许多邮件服务器软件或 DKIM 工具都提供了生成密钥的功能。例如，在 Linux 系统中，可以使用 OpenDKIM 工具来生成密钥。以 CentOS 系统为例，首先安装 OpenDKIM 软件包，使用命令 “yum install opendkim” ，安装完成后，进入到密钥生成目录，比如 “/etc/opendkim/keys/yourdomain.com” （这里 “yourdomain.com” 要替换成你自己的域名） ，然后执行命令 “opendkim -genkey -D /etc/opendkim/keys/yourdomain.com/ -d yourdomain.com -s default” ，这样就会在指定目录下生成一对密钥，其中 “default.private” 是私钥，“default.txt” 中包含公钥信息 。
- 配置 DKIM 设置：在邮件服务器的配置文件中，配置 DKIM 相关的参数。比如，在 Postfix 邮件服务器中，需要修改 “main.cf” 文件，添加或修改以下几行内容：
- smtpd_milters = inet:127.0.0.1:8891non_smtpd_milters = $smtpd_miltersmilter_default_action = acceptmilter_protocol = 2
- 这几行配置的作用是让 Postfix 邮件服务器在发送和接收邮件时，调用 DKIM 过滤器，并设置过滤器的默认行为为接受邮件，使用的协议版本为 2 。同时，还需要在 OpenDKIM 的配置文件 “/etc/opendkim.conf” 中进行一些配置，确保 DKIM 服务能够正常运行，如指定密钥表、签名表、信任主机等信息 。
- 3. 添加 DNS 记录：将生成的公钥添加到 DNS 记录中，以便收件服务器能够获取到公钥来验证签名。在域名管理控制台中，添加一条 TXT 类型的 DNS 记录，记录名称通常为 “default._domainkey.yourdomain.com” （“default” 是选择器名称，可以根据实际情况修改，“yourdomain.com” 为你的域名） ，记录值为 “default.txt” 文件中除了注释行以外的内容，通常以 “v=DKIM1; k=rsa; p=...” 开头 。添加完成后，等待 DNS 记录生效，一般需要几分钟到几小时不等，具体取决于 DNS 服务器的更新频率 。
- （二）SPF 认证
- SPF（Sender Policy Framework），即发件人策略框架，是一种以 IP 地址认证电子邮件发件人身份的技术，它主要用于防止垃圾邮件发送者伪造发件人地址。简单来说，SPF 就像是给域名设置了一个 “授权发件列表” ，只有在这个列表中的 IP 地址发送的邮件，才会被认为是合法的。
- SPF 的工作原理是这样的：当邮件服务器收到一封邮件时，它会检查邮件的发件人地址，然后在 DNS 中查询该发件人域名的 SPF 记录。SPF 记录以特定的语法列出了一组规则，这些规则定义了哪些 IP 地址或网络范围被授权使用该域名发送电子邮件。如果实际发送邮件的 IP 地址与 SPF 记录中允许的地址匹配，邮件就会被认为是经过验证的；否则，邮件可能会被拒绝、退回，或者根据邮件服务器的配置进行其他处理，比如标记为垃圾邮件 。
- 设置 SPF 记录也需要在 DNS 中进行操作。SPF 记录的格式通常为：“v=spf1 < 机制> [< 参数 >]... ~all” 。其中，“v=spf1” 表示这是版本 1 的 SPF 记录；“< 机制 >” 可以是多种类型，常见的有：
- “a”：允许该域名的 A 记录 IP 地址发送邮件；
- “mx”：允许该域名的 MX 记录 IP 地址发送邮件；
- “ip4”：指定具体的 IPv4 地址或地址段发送邮件，如 “ip4:192.168.1.1” 或 “ip4:192.168.1.0/24” ；
- “include”：包含其他域名的 SPF 记录，例如 “include:example.com”，表示将 “example.com” 的 SPF 记录包含进来 ；
- “all”：用于指定默认的处理策略，“-all” 表示拒绝所有不在 SPF 记录中的 IP 地址发送邮件，“~all” 表示软拒绝，即将不在记录中的邮件标记为不安全邮件或垃圾邮件，但仍会接受，“+all” 表示任何服务器都可以代表该域发送电子邮件 。
- 假设你的域名是 “example.com” ，邮件服务器的 IP 地址是 “192.168.1.1” ，并且你还使用了 Google 的邮件服务，那么你的 SPF 记录可以设置为：“v=spf1 ip4:192.168.1.1 a mx include:_spf.google.com ~all” 。这条记录表示允许 IP 地址 “192.168.1.1”、域名 “example.com” 的 A 记录和 MX 记录对应的 IP 地址，以及 Google 邮件服务授权的 IP 地址发送邮件，其他不在记录中的 IP 地址发送的邮件会被软拒绝 。
- 在域名管理控制台中添加 SPF 记录的方法与添加 DKIM 记录类似，都是添加一条 TXT 类型的 DNS 记录，记录名称为你的域名（如 “example.com” ） ，记录值为上述配置的 SPF 规则 。添加完成后，同样需要等待 DNS 记录生效 。
- 通过进行 DKIM 认证和 SPF 认证，可以大大提高邮件的可信度，降低邮件被判定为垃圾邮件的风险，从而提高邮件的发送成功率 。
- 九、建立良好的发件人信誉
- （一）保持稳定发件 IP
- 在邮件发送的过程中，发件 IP 就像是你的 “网络身份证”，它对于邮件发送的稳定性和成功率起着至关重要的作用。如果频繁更换发件 IP，就好比一个人频繁更换自己的身份标识，会让收件方的邮件服务器感到十分可疑。
- 从技术原理上来说，邮件服务器在接收邮件时，会对发件 IP 进行一系列的检查和评估。当一个 IP 地址频繁变动时，邮件服务器很难对其建立起信任关系，因为它无法确定这个不断变化的 IP 是否真的是合法的发件源。这种不确定性会导致邮件服务器采取更为严格的过滤措施，甚至直接将来自这个 IP 的邮件判定为垃圾邮件或者直接拒收 。
- 在实际的邮件发送场景中，许多企业和个人都因为频繁更换发件 IP 而遭受了严重的损失。比如，一些小型电商企业在进行邮件营销活动时，为了节省成本或者图方便，使用了动态 IP 或者频繁更换不同的代理 IP 来发送邮件。结果，他们发现大部分邮件都无法成功送达客户的邮箱，即使送达了也常常被放入垃圾邮件文件夹中。这不仅导致了营销效果大打折扣，还浪费了大量的时间和精力 。
- 与之相反，保持稳定的发件 IP 能够带来诸多好处。首先，稳定的 IP 有助于建立良好的发件人信誉。随着时间的推移，邮件服务器会逐渐熟悉并信任这个固定的 IP 地址，从而对来自该 IP 的邮件给予更高的信任度，减少被误判为垃圾邮件的风险。其次，稳定的 IP 可以提高邮件发送的效率。因为邮件服务器在与熟悉的 IP 进行通信时，能够更快速地建立连接并传输邮件，减少了通信过程中的延迟和错误 。所以，为了确保邮件能够顺利送达，我们一定要尽量保持发件 IP 的稳定性。
- （二）及时处理退信
- 在邮件发送过程中，退信是一个常见的问题，但很多人往往没有意识到及时处理退信的重要性。退信就像是邮件世界里的 “警示灯”，它反映了邮件在投递过程中遇到的各种问题，及时处理退信对于维护发件人信誉至关重要。
- 如果对退信置之不理，会带来一系列严重的后果。一方面，未处理的退信会不断累积，导致发件人信誉受损。邮件服务提供商在评估发件人信誉时，会关注退信率这个指标。如果退信率过高，就会被认为是在发送大量无效邮件，很可能是垃圾邮件发送者，从而降低发件人的信誉等级 。一旦发件人信誉受损，后续发送的邮件就更容易被判定为垃圾邮件，进入收件人垃圾箱的概率大大增加，形成一个恶性循环 。另一方面，不处理退信也会浪费大量的邮件发送资源，因为这些无法送达的邮件占用了发送带宽和服务器资源，却没有起到任何有效的沟通作用。
- 不同类型的退信有不同的处理方法。比如，如果是因为收件人邮箱地址错误导致的退信，像 “User (xxxx@xxx.xx) is disable”（用户邮箱已被禁用） 、“Can’t find user (xxxx@xxx.xx)”（系统中无法找到该用户邮箱） 等提示，就需要仔细检查收件人地址是否正确，若确认地址有误，及时更新邮件列表，避免再次向错误地址发送邮件 。要是因为收件人邮箱空间不足，如提示 “More than max quota”（超过最大配额） ，可以联系收件人，提醒对方清理邮箱空间，或者尝试将邮件内容简化后重新发送 。当遇到 “Error 550 Mail is rejected”（邮件被拒收） 这样的退信提示时，如果是因为发件人被对方列入黑名单，就需要与对方沟通，了解被拉黑的原因，争取对方将发件人加入白名单后再重新发送邮件 。
- 为了更好地管理退信，可以使用一些专业的邮件管理工具，这些工具能够对退信进行分类、统计和分析，帮助我们快速定位问题并采取相应的解决措施 。定期清理邮件列表，将多次退信的邮箱地址移除，也是维护邮件列表质量、提高邮件发送成功率的重要手段 。
- 十、发送后跟进确认
- （一）礼貌询问接收情况
- 在邮件发送后的适当时间内，礼貌地询问对方是否收到邮件是一种很有必要的沟通方式。这不仅能让你确认邮件是否成功送达，还能体现你对对方的尊重和对沟通的重视 。在撰写询问邮件时，语言要简洁、诚恳、礼貌。
- 可以参考这样的话术：“您好！之前于 [具体日期和时间] 给您发送了一封主题为 [邮件主题] 的邮件，主要是关于 [邮件核心内容简述]，想跟您确认一下，您是否收到了呢？辛苦您方便的时候回复一下，非常感谢！” 如果是与对方比较熟悉，语气可以稍微轻松一些，但也要保持礼貌：“嗨 [对方称呼]，我之前发的那封关于 [邮件要点] 的邮件，你收到没呀？麻烦看到回我个消息哈，谢谢啦！”
- 为了避免给对方造成困扰，询问的时间间隔要把握好。一般来说，如果是比较紧急的邮件，可以在发送后的 1 - 2 个小时后询问；对于普通邮件，在发送后的 1 - 2 个工作日询问比较合适 。
- （二）根据反馈及时调整
- 如果对方回复表示没有收到邮件，首先要向对方道歉，然后重新发送邮件，并检查之前发送失败的原因，如邮箱地址是否正确、邮件是否被拦截等 。要是对方提出邮件内容有疑问或者需要补充信息，要及时、耐心地解答和提供，根据对方的反馈对邮件内容进行优化和完善。
- 例如，对方对产品介绍邮件中的某个功能不太理解，你可以详细解释该功能的原理、使用方法和优势，并通过图表、案例等方式让解释更加直观易懂 。如果对方反馈邮件格式不清晰，阅读起来有困难，就重新调整邮件的格式和排版，使其更加条理分明 。通过积极响应对 方的反馈，不断改进邮件内容和发送策略，能够提高后续邮件发送的成功率和沟通效果 。
- 总结
- 提高邮件发送成功率是一个综合性的过程，需要我们从邮件内容的优化、格式排版的规范、邮箱地址的确认、发送频率和时机的把握、附件设置的合理、邮件服务提供商的选择、邮件认证的实施，到发件人信誉的建立以及发送后的跟进确认等多个方面入手，每一个环节都不容忽视。
- 希望大家通过这篇文章，能够掌握这些实用的技巧和方法，并将其运用到实际的邮件发送中。相信只要我们用心去做，不断实践和总结经验，就一定能够大大提高邮件发送的成功率，让我们的邮件能够准确、及时地送达对方手中，为我们的工作、学习和生活带来更多的便利和效率。如果大家在实践过程中有任何问题或者心得，欢迎在评论区留言分享，让我们一起共同进步！
